Šiuolaikiniame biure nuolat verda gyvenimas: kolegos aptaria projektus, kalbasi telefonu, dalyvauja nuotoliniuose susitikimuose. Toks bendravimas padeda greičiau spręsti problemas, tačiau kartais trukdo tiems, kuriems reikia susikaupti. Kol vienas darbuotojas telefonu derina svarbias detales, kitas bando parengti ataskaitą, o trečias analizuoja duomenis. Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad trumpas pokalbis neturėtų nieko pakeisti, tačiau net ir nedidelis triukšmas gali išblaškyti ir apsunkinti darbą.
Kodėl sunku susikaupti, kai aplink kalbama?
Kai žmogus atlieka sudėtingą užduotį, jam reikia susitelkti į vieną dalyką ir išlaikyti minties nuoseklumą. Šalia girdimi pokalbiai šį procesą trikdo, ypač kai aiškiai girdimi kitų žmonių žodžiai. Net nesiklausydami sąmoningai, galime pradėti sekti pokalbio turinį ir pamesti savo mintį.
Sugrįžti prie darbo ne visada paprasta. Kartais tenka dar kartą perskaityti tą pačią pastraipą, iš naujo peržiūrėti skaičiavimus ar prisiminti, nuo ko pradėjome. Jei tai kartojasi kelis kartus per valandą, darbo dienos pabaigoje nuovargis gali būti gerokai didesnis, o atliktų darbų mažiau, nei tikėtasi.
Triukšmas ypač trukdo rašant tekstus, analizuojant informaciją ar ieškant kūrybiškų sprendimų. Tokiam darbui reikia ne tik laiko, bet ir ramybės. Nuolat blaškomas darbuotojas dažniau klysta, sunkiau įsigilina į užduotį ir gali jausti didesnę įtampą.
Atviro tipo biuras: patogu bendrauti, sunku susikaupti
Atviro tipo biurai turi nemažai privalumų. Kolegos gali greitai pasitarti, pasidalyti idėjomis ir išspręsti klausimus, kuriems nereikia oficialaus susitikimo. Tačiau kai visi dirba vienoje erdvėje, garsai lengvai persipina. Prie pokalbių prisideda telefono skambučiai, vaizdo konferencijos, spausdintuvų garsai ir nuolatinis judėjimas.
Tokioje aplinkoje sunku rasti pusiausvyrą tarp bendravimo ir individualaus darbo. Vienam darbuotojui reikia aptarti projektą su kolega, o kitam tuo metu būtina užbaigti svarbią užduotį. Abu turi savų priežasčių kalbėti ar dirbti tyloje, todėl vien prašymo kalbėti tyliau dažnai nepakanka.
Problema nėra pats bendravimas. Svarbiausia, kad biure būtų vietos ir pokalbiams, ir darbui, kuriam reikia daugiau dėmesio.
Kaip biure sukurti daugiau ramybės?
Vienas paprasčiausių sprendimų – suskirstyti biuro erdves pagal jų paskirtį. Bendriems aptarimams galima skirti atskirą zoną, o darbuotojams, kuriems reikia susikaupti, įrengti ramesnes darbo vietas. Garso sklidimą taip pat padeda mažinti akustinės pertvaros, garsą sugeriančios sienų plokštės ir tinkamai parinkti baldai.
Jeigu biure dažnai vyksta nuotoliniai susitikimai arba darbuotojams tenka kalbėti telefonu, verta apsvarstyti ir tylos kambarį. Tokia atskira erdvė leidžia ramiau dalyvauti vaizdo konferencijose, skambinti klientams ar atlikti užduotis, kurioms reikia susikaupimo. Priklausomai nuo poreikių, galima rinktis vienam žmogui skirtą kabiną arba didesnę erdvę keliems žmonėms.
Renkantis tokią kabiną svarbu įvertinti ne tik jos dydį ir išvaizdą. Reikėtų atsižvelgti į garso izoliaciją, ventiliaciją, apšvietimą ir patogumą. Jei erdve bus naudojamasi kasdien, svarbu, kad joje būtų malonu dirbti ir kad ji atitiktų realius darbuotojų poreikius.
Ką gali padaryti patys darbuotojai?
Net ir gerai įrengtame biure svarbu laikytis kelių paprastų susitarimų. Ilgesnius pokalbius telefonu ar diskusijas su kolegomis geriau perkelti į tam skirtas vietas. Jei reikia aptarti svarbų klausimą, verta įsitikinti, ar šalia esantis žmogus nėra įsigilinęs į sudėtingą užduotį.
Komandai taip pat naudinga susitarti dėl laiko, kai visi stengiasi netrukdyti vieni kitiems. Tai nebūtinai turi būti griežtos taisyklės. Kartais pakanka aiškaus susitarimo, kad skubūs klausimai sprendžiami iš karto, o kitus galima aptarti vėliau.
Vadovai šiuo atveju gali daug prisidėti savo pavyzdžiu. Jei jie patys renkasi pokalbiams tinkamą vietą ir gerbia darbuotojų poreikį susikaupti, tokių įpročių lengviau laikosi ir visa komanda.
Rami darbo aplinka naudinga visiems
Biuro triukšmas gali atrodyti kaip smulkmena, tačiau jo poveikis juntamas kasdien. Dažni trukdžiai apsunkina susikaupimą, lėtina darbą ir didina nuovargį. Todėl svarbu ne tik tikėtis, kad darbuotojai išmoks nekreipti dėmesio į aplinkinius garsus, bet ir pasirūpinti tinkamomis darbo sąlygomis.
Kai biure yra vietos pokalbiams, susitikimams ir ramiam individualiam darbui, lengviau išvengti nereikalingų trukdžių. Darbuotojai gali pasirinkti savo užduočiai tinkamą aplinką, o kolegos netrukdo vieni kitiems.
Geras biuras neturi būti visiškai tylus. Jame tiesiog turi būti įmanoma susikalbėti, bendradarbiauti ir prireikus ramiai padirbėti. Kartais tam pakanka kelių apgalvotų sprendimų, kurie padeda kasdien dirbti patogiau ir susitelkti į tai, kas iš tiesų svarbu.
